Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z form prowadzenia działalności uregulowanych w przepisach Kodeksu Spółek Handlowych (k.s.h.). Należy ona do spółek kapitałowych, co oznacza, że do jej założenia niezbędne jest zgromadzenie kapitału, czyli wkładu finansowego, niezbędnego do prowadzenia spółki.
Aby spółka mogła działać na rynku, konieczne jest jej zarejestrowanie w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości przy wsparciu wybranych sądów rejonowych.
Spółkę z o.o. można zarejestrować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznie przez portal s24.
Kto może założyć spółkę z o.o.?
Zgodnie z prawem, wspólnikami spółki z o.o. mogą być osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale posiadające zdolność prawną, czyli inne spółki: cywilne, jawne lub komandytowe. Przepisy kodeksu zakładają możliwość założenia spółki przez jednego wspólnika, jednak z punktu widzenia prawa, będzie ona traktowana jako jednoosobowa działalność gospodarcza.
Wszyscy wspólnicy spółki z o.o. muszą wnieść kapitał zakładowy o minimalnej i łącznej wartości 5000 zł. Kapitał zakładowy stanowi podstawowy majątek spółki. Dzieli się on na udziały, które stanowią odzwierciedlenie wkładu wspólników w majątek spółki i stanowią ogół praw i obowiązków w odniesieniu do spółki.
Wartość jednego udziału musi wynosić minimalnie 50 zł, przy czym wkładem mogą nie tylko być pieniądze, ale również aport w postaci m.in prawa zbywalnego, które przedstawia wartość ekonomiczną oraz możliwość ujęcia w bilansie spółki po stronie aktywów np. przeniesienie własności rzeczy lub prawa, ustanowienie prawa, pozostawienia rzeczy do użytkowania, przeniesienia własności papierów wartościowych. Wkładem do spółki nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług.
Każdy ze wspólników obejmuje określoną w umowie ilość udziałów o określonej wartości. Podział udziałów pomiędzy wspólników nie musi być równy.
Elementy umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Umowa spółki określa przedmiot działalności, a także role oraz kompetencje poszczególnych wspólników. Najczęściej jej przygotowanie jest powierzane prawnikom z uwagi na ich doświadczenie w tym przedmiocie.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma formę aktu notarialnego. Zawarcie umowy następuje w obecności notariusza oraz wszystkich wspólników spółki. Po odczytaniu tekstu umowy, umowa musi być przez nich podpisana. Koszty aktu notarialnego ponosi spółka i są one zależne od wysokości taksy notarialnej ustalonej przez rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Jej wysokość zależy od ustalonego kapitału zakładowego.
Elementy niezbędne do określenia w umowie spółki z o.o. są zawarte w art. 157 k.s.h. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna określać:
- firmę i siedzibę spółki;
- przedmiot działalności spółki;
- wysokość kapitału zakładowego;
- czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
- czas trwania spółki.
Umowa powinna zawierać pełną nazwę firmy z dopiskiem Spółka z ograniczoną działalnością. Zwyczajowo dodaje się również nazwę skróconą, którą spółka będzie mogła się posługiwać w obrocie gospodarczym.
Siedzibą spółki jest miejscowość, w której będzie prowadzona działalność. Należy podać również adres, gdzie będzie się ona znajdować. Zgodnie z siedzibą spółki jest wybierany Urząd Skarbowy według właściwości miejscowej.
W umowie można również wskazać czy spółka będzie wykonywała swoją działalność na terenie kraju czy też poza jego granicami.
W umowie spółki należy wskazać przedmiot działalności, który określa się z wykorzystaniem Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Pełny wykaz działalności wraz z klasyfikacją dostępny jest na stronie Głównego Urzędu Statystycznego. Spółka może wpisać w umowę nieograniczoną ilość przedmiotów działalności. Należy jednak pamiętać, że we wniosku kierowanym do KRS, wskazać można jedynie 10 kodów PKD.
Umowa musi określać czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział. Jeżeli tak, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym muszą być równe i niepodzielne.
Udziały dodatkowo mogą być zwykłe i uprzywilejowane. Jeżeli wspólnicy decydują się uprzywilejować choć jedną osobę, powinni zawrzeć ten fakt w umowie spółki.
Spółkę z ograniczoną działalnością można zawiązać na czas nieokreślony lub określony. W przypadku utworzenia jej na czas określony, trzeba wskazać konkretną datę do której spółka będzie istnieć, lub wyznaczyć konkretny termin, czy też określić zdarzenie, które rozwiąże spółkę.
W umowie można zawrzeć dodatkowe zapisy, takie jak możliwość podwyższania bądź obniżania kapitału zakładowego. Dzięki temu, przyszła zmiana w KRS nie będzie wymagała uiszczenia dodatkowych kosztów, z uwagi na konieczność zmiany umowy spółki. Należy wskazać w umowie maksymalną wysokość podwyższenia kapitału oraz termin w jakim podwyższenie to będzie mogło być realizowane.
Wspólnicy spółki często zastrzegają w umowie, konieczność wyrażenia przez nich zgody na zbycie udziałów, co chroni ich przed niekontrolowaną zmianą udziałowców, a tym samym zapewnia stabilność spółki.
Na końcu umowy dodaje się klauzulę dotyczącą okresu trwania roku obrotowego, który zwykle pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Jeśli umowę zawiera się przed notariuszem, można jednocześnie powołać Zarząd spółki, określić jego kadencję, skład i funkcje członków. Jeżeli nie powoła się zarządu w umowie będzie potrzeba zorganizowania zgromadzenia wspólników, na którym to powołują Zarząd w drodze uchwały.
Zgodnie z art. 18 k.s.h. członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może być członkiem zarządu osoba, karana za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII–XXXVII Kodeksu karnego lub za ogłoszenie lub przedstawienie nieprawdziwych danych określonym podmiotom w spółce handlowej, umożliwienie bezprawnego głosowania na walnym zgromadzeniu lub bezprawnego wykonywania praw mniejszości, jak i również bezprawne posługiwanie się dokumentem przy głosowaniu na walnym zgromadzeniu lub wykonywaniu praw mniejszości.
Rejestracja spółki w systemie s24
Polskie prawo przewiduje możliwość rejestracji spółki z o.o. za pomocą portalu s24 w formie elektronicznej. W tym celu członkowie zarządu spółki muszą założyć konto na portalu. Rejestracja przez portal nie wymaga formy aktu notarialnego. Konieczne jest potwierdzenie umowy spółki i wniosków podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub podpisu Profilem Zaufanym (bezpłatne narzędzie weryfikujące tożsamość obywatela Polski).
We wzorze umowy, dostępnej na portalu, nie można zawierać dodatkowych zapisów dotyczących szczegółowych uprawnień i ochrony wspólników. Zmian można dokonać dopiero po rejestracji spółki, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Koszty rejestracji spółki z o.o. przez Internet są niższe niż zawiązanie jej przed notariuszem, u którego należy pokryć opłatę związaną z taksą notarialną. Opłata sądowa wynosi, w przeciwieństwie do tradycyjnej procedury, 250 zł.
Pierwszym etapem tworzenia spółki w serwisie s24 jest wypełnienie podstawowych danych, tj. nazwy, adresu spółki, przedmiotu działalności PKD, określenie udziałowców, listy wspólników. Każdy członek zarządu musi podpisać dokumenty przez podpis elektroniczny kwalifikowany lub przez Profil Zaufany. Kolejnym krokiem jest opłacenie kosztów zakładania spółki w KRS i ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Ostatnim etapem jest złożenie wniosku w sądzie rejestrowym, który zwykle jest rozpatrywany w krótszym terminie niż ten złożony w tradycyjnej formie.
Podczas rejestracji spółki w systemie s24 spółka nie ma obowiązku składania oddzielnych wniosków. Dotyczy to Urzędu Statystycznego, zgłoszenia do ZUS i Urzędu Skarbowego.
Zgodnie ustawą z dnia 13 lutego 2020 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, począwszy od 1 marca 2021 r. wnioski i wpis do KRS (zarówno pierwotny, jak zawierający zmiany) oraz wykreślenie będą składane wyłącznie w formie elektronicznej. Nie będzie możliwe złożenie wniosku o wpis do KRS w formie papierowej. Dokumenty złożone w tradycyjnej formie będą podlegały zwrotowi.